Чтение онлайн

«Об изменении…», «О проведении…», «О создании…» и т. д. Текст письма – лаконичным, последовательным, убедительным.

Текст письма состоит из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

В основной части формулируется его основная цель письма.

Например:

Вводная часть:«В связи с тем, что при получении груза на станции „Клиновая“ 14.02.2005 по накладной № 134346 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя… была установлена недостача … штук изделий на сумму … (коммерческий акт от 14.02.2005, № 118)…»

Основная часть:«На основании изложенного проси в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Оформление реквизита Подписьпроизводится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит Фамилия и телефон исполнителяпроставляется в левом нижнем углу лицевой и оборотной сторон бланка.

Факс-документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу передаются любые виды документов и приложений к ним: чертежи, схемы, таблицы, рисунки, фотографии. Но в большинстве случаев факсы являются разновидностью деловой переписки партнерами и организациями.

Оформление факса подобно оформлению делового письма, только в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывают код города и номер факса получателя. Также дополнительные данные проставляет сам аппарат:

• код отправителя;

• дата и время передачи, длительность передачи;

• номер телефакса, с которого передана информация;

• количество переданных страниц.

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их нужно скопировать, т. к. факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Образец оформления факса:

Докладные записки, справки.Эти два вида документа близки по своему назначению. Докладная запискасодержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями, адресованная руководителю учреждения. Справкатак же представляет собой документ, описывающий и подтверждающий те или иные события. Справки могут быть служебные и личные. Служебная справкасодержит результат обобщений, каких либо обследований, командировок и т. д., проведенных должностным лицом.

Личные справкивыдаются физическим лицам. В них, как правило подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например: справка с места работы, справка с места учебы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Формуляр этих документов одинаков и содержит:

• наименование учреждения;

• адресат;

• название вида документа;

• дату;

• порядковый номер справки;

• место составления;

• заголовок;

• текст;

• подпись.

Отличие служебных справок от личных в том, что в служебных оформляется реквизит «Адресат», а в личных нет. Но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагают факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Если докладная записка или справка имеют сведения внутреннего характера, они подписываются составителями и могут быть составлены на чистых листах бумаги. Если же эти документы исходят от имени учреждения или структурного подразделения, они подписываются их руководителями и составляются на бланках.

Датой докладной записки или справки считается дата ее подписания.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Образец оформления служебной справки.

СПРАВКА № 12

01.03.2005 г. Москва

О наличии стройматериалов на складе № 2

На складе № 2 имеются следующие строительные материалы:

1. Паркет – 200 кв. м

2. Линолиум – 360 м

3. Цемент – 700 кг

4. Краска масляная – 1350 кг

Зав. складом М.Р. Маслов

Образец оформления личной справки:

Средняя школа № 52

Центрального округа г. Москвы

СПРАВКА № 34

11.02.2005 г. Москва

Еремин Алексей Иванович учится в школе № 34 Центрального округа г. Москвы в 10 «В» классе.

Справка выдана для предоставления на вечерние подготовительные курсы Московского Государственного педагогического института.

Директор школы М.Т. Евсеев

М.П.

Объяснительная запискаотносится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.