Чтение онлайн

1. Личные звонки

a. Попросить говорить покороче

b. Опросить перезвонить в другое время

c. Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна

d. Установить автоответчик

e. «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если есть что по делу – пришли SMS!»

2. Профессиональные звонки

a. Звонки от руководства

I. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом»

II. Фраза: «Я по межгороду говорю»

III. Упреждать, звонить перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнять «что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине? Без отвлечений?»

IV. Идея: автоответчик берет из графика периоды вашей занятости и сообщает это голосом либо текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо. Правда, реальных примеров использования в России под рукой нет. Вполне возможно, что воплощение этой идеи принесет миллионы создателю такой программной оболочки

V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы сможете перезвонить

1. чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-ответов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасываете звонок – и автоматически направляется SMS звонившему b.

b. Звонки от коллег

I. Отложить

II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переключить на автоответчик

III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время

IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить)

1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером

V. Потребовать структурированно изложить суть

c. Звонки от клиентов

I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к начальству на ковер…»

II. Структурированно выслушать, быстро отвечать

III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время…»

IV. Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу

Внезапно приходит человек

Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают эффективность работы посетители, которые нагрянули нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» возможно применить следующие ветви решений.

Внезапно приходит человек. Это самая распространенная проблема в открытых офисах

1. Внезапно приходит человек (посетитель)

a. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение

b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» сотрудники при самостоятельной работе выставляют на стол красный флажок. Если он выставлен, это сигнал «отвлекать нельзя!» После завершения работы флажок убирается с «сигнального места» – значит, можно подходить задавать вопросы и т. д.

c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию

d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу

e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!

f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой

g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение

h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели

i. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»

j. На визитке указывать время работы офиса: с… по… Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время

k. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)

l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»

m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)

Внутрифирменные «тормозные колодки» В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.

1. Вам назначили «внезапное совещание»

a. Участвовать в совещании по телефону

b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия

c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов

d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели

e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов

f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним

g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»

h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов

i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием

2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)

a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна

b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала

c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»

d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А»

e. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.

3. Громкие разговоры внутри отдела. Пришел заказчик, а остальные работают в себе Сбои техники Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. Именно так звучит один из базовых постулатов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения этих мелких и крупных технических неприятностей описаны в этой части.

1. Сбои техники

a. Составить график контроля техники (регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»

b. Инструкции по исправлению проблем

c. Договоренность с копи-центром на предмет аренды или приоритетной печати

d. Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру

e. Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то можно снять копию через факс, сканер и принтер

f. Сфотографировать и выслать печатные материалы

g. Провести учебные тревоги, отработка экстренных ситуаций

h. Создавать когнитивные карты. Описание инфраструктуры в радиусе офиса. Где что можно купить, напечатать и т. д.

i. Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала

2. «Не доходит почта»

a. Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru

b. Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо

c. Настроить почтового клиента на быстрый доступ к недавно отправленным e-mail

Личные и мировые проблемы В этом разделе собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы. На сегодня это самый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каждое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в теме письма: «Воры времени».

1. Пробки

a. Хорошее решение – параллельная деятельность

v. Сделать серию коротких звонков

vi. Используя фри-хендс, провести ряд длинных звонков

vii. Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных языков и т. д.

viii. Прослушать аудиокниги

b. Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время»

c. Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было потерь времени на дорогу

d. Научитесь использовать Web-камеры. Проводить виртуально встречи вместо поездок на порядок дешевле

e. Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас подвезу»

f. Чтобы избежать пробки утром (до работы), можно вставать пораньше до начала пробок и по пустой ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.)

g. Чтобы избежать пробки вечером (после работы) – завести абонемент в спортивном клубе рядом с работой и после работы идти заниматься спортом, а после занятий спортом уже пройдет час-пик, вот тогда – домой!

h. Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги

i. Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро)

j. Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (К примеру, в Москве за 92 рубля они приедут к тебе за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу info@time-m.com, чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг).

2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)

a. Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)

b. Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»

c. Заключить «договор с организмом»

d. Воспользоваться тонизаторами – чай из кокки:)

e. Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью

f. Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

3. Нашествие родственников и/или друзей

a. Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать

b. Обозначить явным образом, что срочно, что важно

c. Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить

d. «Мы приедем» – в ответ сказать: «Меня нет в городе!»

e. Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем

f. Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

4. Животные

История одной из участниц: «утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

a. Привязать поводок с блокиратором

b. Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться

5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)

a. Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

ix. Света

x. Связи

xi. Иные катаклизмы

b. Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники

c. Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях

d. Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма.

Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения.